Hvem har ansvar i bedriften? Slik fordeler du ansvar og oppgaver riktig

Klare ansvarslinjer er avgjørende for effektiv drift og for å oppfylle lovpålagte krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til arbeidsmiljøloven og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Utydelig ansvarsfordeling kan føre til usikkerhet, stress, ulykker eller brudd på regelverk. Denne guiden gir en praktisk oversikt over hvem som har ansvar, hva som kan delegeres, og hvordan du som leder sikrer en trygg og effektiv arbeidsplass.

Hva sier loven om ansvar?

Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for HMS i virksomheten, jf. arbeidsmiljøloven § 2-1 og internkontrollforskriften § 5. Dette ansvaret kan ikke delegeres, men oppgaver og myndighet kan fordeles internt. I tillegg krever Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (§ 1-1 og § 1-2) at arbeidet organiseres slik at arbeidstakere sikres et forsvarlig arbeidsmiljø gjennom:

• Kartlegging, risikovurdering og iverksetting av tiltak før aktiviteter starter.

• Medvirkning fra arbeidstakere og deres representanter.

• Nødvendig informasjon og opplæring til ansatte.

Dette innebærer:

• Du kan delegere konkrete arbeidsoppgaver og ansvar for gjennomføring.

• Du kan gi andre myndighet til å følge opp spesifikke områder, som brannvern eller renhold.

• Du må fortsatt ha oversikt, kontrollere at oppgavene utføres, og dokumentere fordelingen.

Medvirkning fra arbeidstakere

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (§ 1-1 og § 1-3) understreker at arbeidstakere og deres representanter skal involveres i planlegging og oppfølging av HMS-arbeid. Dette betyr at ansatte bør få mulighet til å gi innspill til rutiner, delta i risikovurderinger og bli informert om endringer som påvirker arbeidsmiljøet. Medvirkning styrker engasjement og sikrer at tiltak er praktisk gjennomførbare.

Hva kan og bør delegeres?

For å sikre trygg og effektiv drift, bør ansvar fordeles slik at:

• Alle ansatte vet hva de skal gjøre.

• Det er klart hvem som følger opp hvilke områden.

• Kritiske oppgaver ikke blir oversett.

Eksempler på delegerbare oppgaver:

• Daglig renholdskontroll (til renholdsleder).

• Temperaturmålinger (til kjøkkenleder eller skiftleder).

• Internkontrollrunder (til mellomleder).

• Oppfølging av avvik innen eget område.

• Brannvern og førstehjelpsutstyr (til brannvernleder).

Praktisk løsning: Lag en delegasjonsplan eller et organisasjonskart som tydelig viser roller og ansvarsområder.

Eksempel: I en produksjonsbedrift delegeres kontroll av maskinsikkerhet til en skiftleder. Uten klar opplæring og oppfølging oppdages ikke en feil, noe som fører til en ulykke. En tydelig delegasjonsplan og opplæring kunne forhindret dette.

Hva kan ikke delegeres?

Som arbeidsgiver kan du ikke delegere bort:

• Det overordnede ansvaret for HMS (arbeidsmiljøloven § 2-1).

• Plikten til å sikre opplæring og tilstrekkelig informasjon (arbeidsmiljøloven § 4-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 1-1).

• Ansvaret for at regelverket overholdes.

Du må alltid:

• Sikre at de som får oppgaver, har tid, kompetanse og ressurser.

• Kontrollere at oppgavene faktisk utføres.

• Dokumentere hvordan ansvar og oppgaver er fordelt.

Hvorfor er tydelig ansvarsfordeling viktig?

Utydelig ansvar kan føre til:

• Manglende oppfølging av HMS.

• Forvirring i nødsituasjoner.

• Brudd på lovpålagte krav.

• Dårligere arbeidsmiljø.

Tydelig ansvarsfordeling gir:

• Bedre flyt i hverdagen.

• Trygghet for ansatte.

• Styrket HMS-arbeid.

• Redusert risiko for feil og ulykker.

Slik lager du en oversikt over ansvar

1. Kartlegg alle oppgaver og krav virksomheten må følge opp (HMS, renhold, opplæring, internkontroll, avvikshåndtering, brannvern, etc.).

2. Identifiser hvem som kan få ansvar for hvilke oppgaver.

3. Sørg for at de som får ansvar, har tilstrekkelig opplæring, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 1-1.

4. Utarbeid en skriftlig delegasjonsplan eller et organisasjonskart.

5. Følg opp regelmessig gjennom møter og sjekkpunkter.

Tips til små bedrifter: En enkel Excel-fil eller et digitalt verktøy kan brukes til å dokumentere ansvarsfordelingen, spesielt hvis du ikke har en HR-avdeling.

Athena kan hjelpe deg

Hos Athena HMS og Kurskontoret.no tilbyr vi:

• Hjelp til å etablere tydelig internkontroll og ansvarskart.

• Opplæring for ledere og mellomledere i ansvar og delegering.

• Kurs i HMS og internkontroll for ansatte.

• Nettbaserte skjemaer for avvikshåndtering og oppfølging.

Kontakt oss her for en uforpliktende samtale

Oppsummering

• Arbeidsgiver har alltid hovedansvaret, men kan delegere oppgaver og myndighet.

• Involver arbeidstakere i HMS-arbeidet for å sikre medvirkning.

• Sørg for tydelig fordeling av ansvar og oppgaver.

• Følg opp at oppgavene faktisk utføres.

• Bruk en delegasjonsplan for å skape orden og trygghet.

Med klar ansvarsfordeling og aktiv medvirkning skaper du en trygg og effektiv arbeidsplass for både ledere og ansatte.