Skal du bruke sommervikarer? Dette må du ha kontroll på

Sommervikarer er en verdifull ressurs for virksomheter som restauranter, kantiner, produksjonsbedrifter eller andre serviceyrker, spesielt i høysesongen. Uten klare rutiner og grundig opplæring kan imidlertid vikarer møte ukjente oppgaver, noe som øker risikoen for feil, ulykker og misnøye.

Denne guiden gir deg en praktisk oversikt over hva du må gjøre for å sikre en trygg og effektiv sommer for både virksomheten og vikarene.

1. Arbeidskontrakt og lønn

Alle sommervikarer, uansett oppdragets lengde, skal ha en skriftlig arbeidskontrakt før oppstart, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5. Kontrakten må minimum inneholde:

• Arbeidssted og stilling

• Arbeidstid (inkludert skift eller fleksitid)

• Arbeidsoppgaver (tydelig beskrevet)

• Lønn og utbetalingsdato

• Varighet (start- og sluttdato) og eventuell prøvetid

• Oppsigelsesfrister

Lønn: Vikarer har rett til samme lønn og vilkår som fast ansatte i lignende stillinger, jf. prinsippet om likebehandling (arbeidsmiljøloven § 14-12). Husk å vurdere tillegg for kveld, helg eller helligdager der dette er vanlig. les mer om minstelønn her

2. Internkontroll og opplæring

Grundig opplæring er lovpålagt (arbeidsmiljøloven § 4-2) og avgjørende for sikker drift. Sørg for at vikarer får opplæring i virksomhetens internkontroll og HMS-rutiner, inkludert:

• Branninstruks og rømningsveier

• Avvikshåndtering

• Hygiene- og renholdsrutiner (hvor relevant)

• Bruk av verneutstyr og sikkerhetsprosedyrer

Dokumentasjon: Noter hvilken opplæring som er gitt, og be vikaren bekrefte mottatt opplæring skriftlig. Dette er spesielt viktig for små bedrifter uten dedikert HR-avdeling.

Eksempel: En sommervikar i en restaurant får i oppdrag å bruke frityrgryten uten opplæring. Resultatet blir en brannskade og driftsstans. En kort opplæring på en halvtime kunne forhindret dette.

3. Unngå risikofylte situasjoner

Ulykker med sommervikarer skjer ofte på grunn av:

• Utilstrekkelig opplæring

• Manglende oppfølging fra leder

• Uklare forventninger

• Utydelige arbeidsoppgaver

Ansvar: Som arbeidsgiver er du ansvarlig for at vikarer kun får oppgaver de er kvalifiserte for, jf. arbeidsmiljøloven § 4-1. Gi aldri risikofylte oppgaver, som bruk av farlige maskiner, uten dokumentert opplæring.

4. Planlegg for en smidig oppstart

En god plan sikrer effektivitet og trygghet. Før vikaren starter, klargjør:

• Konkrete arbeidsoppgaver

• Kontaktperson (f.eks. en mentor eller leder)

• Opplæringsplan (f.eks. en halv dag med opplæring)

• Nødvendig utstyr (nøkler, uniform, tilgang til systemer)

• Oppmøtetid og sted første dag

Tips til små bedrifter: Lag en enkel velkomstmappe med rutiner og nøkkelinformasjon. Dette sparer tid og sikrer at ingenting blir glemt.

5. Bruk Athenas sjekkliste for sommervikarer

Vi tilbyr en nedlastbar PDF-sjekkliste som hjelper deg å holde oversikt over alt fra opplæring til dokumentasjon. Den inkluderer:

• Informasjon vikaren må vite før oppstart

• Lederens ansvar og forberedelser

• Punkter for gjennomgang første dag

• Dokumentasjon av opplæring

Last ned sjekklisten her (gratis her)

6. Digital internkontroll forenkler hverdagen

Digitale sjekklister og avviksskjemaer forenkler opplæring, temperaturkontroller og avviksrapportering. Dette er spesielt nyttig for sommervikarer, som kan bruke mobil eller nettbrett til å følge rutiner i sanntid.

Les mer om våre nettbaserte skjemaer her

7. minstelønn

   noen bransjer har minstelønn, les mer om dette her: Minstelønn

Oppsummering

• Utarbeid skriftlig kontrakt og sikre korrekt lønn

• Gi grundig, dokumentert opplæring i HMS og rutiner

• Unngå risikofylte oppgaver uten kvalifikasjoner

• Lag en klar plan for oppstart og oppfølging

• Bruk sjekklister og digitale verktøy for effektiv internkontroll

Med god planlegging og rutiner sikrer du en trygg og produktiv sommer for både virksomheten og vikarene dine.